Geschäftsordnung

§1 Geltungsbereich und Anwendung

Diese Geschäftsordnung regelt die Arbeitsweise des Vorstandes. Der Vorstand leitet den Verband gemäß den Vorschriften der Gesetze, insbesondere des BGB, der Satzung und dieser Geschäftsordnung.

§2 Sitzungen des Vorstandes

1. Vorstandssitzungen finden regelmäßig, mindestens aber 4-mal im Jahr statt.
2. Zu diesen Vorstandssitzungen können beratende Personen hinzugezogen werden, die im Vorfeld auf die Vertraulichkeit hingewiesen werden müssen.
3. Es können, auf schriftlichen Antrag eines Drittels der Vorstandsmitglieder, weitere Sitzungen einberufen werden. Voraussetzung ist, dass im Antrag die im Rahmen der Vorstandssitzung zu besprechende Angelegenheiten konkret benannt sind. Zudem sind die Gründe darzulegen, warum ein Zuwarten bis zur nächsten ordentlichen Sitzung nicht möglich ist.
4. Die Ladungsfrist zu den Vorstandssitzungen beträgt 1 Woche. Die Einladungen sind schriftlich oder auf elektronischem Weg zu versenden. In besonders dringlichen begründeten Fällen ist eine Verkürzung der Ladungsfrist möglich.

§3 Tagesordnung

1. Die vorläufige Tagesordnung wird von dem Vorsitzenden in Zusammenarbeit mit dessen stellv. Vorsitzenden aufgestellt.
2. Die vorläufige Tagesordnung hat alle Anträge der Vorstandsmitglieder zu enthalten, die bis 7 Tage vor der Sitzung bei dem Vorsitzenden eingegangen sind.
3. Die Tagesordnung ist spätestens zu Sitzungsbeginn bekannt zu geben und darüber abzustimmen.

 §4 Vertraulichkeit / Öffentlichkeit

1. Die Sitzungen des Vorstandes sind nicht öffentlich.
2. Der Vorstand kann mit einfacher Mehrheit über die Zulassung weiterer Personen zur Sitzung entscheiden, insofern die zu behandelnden TOP`s ihn nicht direkt betreffen.
3. Die im Rahmen der Vorstandssitzung zu beratenen ,,Gegenstände“ sind vertraulich zu behandeln.

 §5 Sitzungsleitung

Die Sitzungen des Vorstandes werden von dem Vorsitzenden geleitet. Sollte der Vorsitzende verhindert sein, so obliegt die Sitzungsleitung seinem stellv. Vorsitzenden.

§6 Beschlussfähigkeit

1. Der Vorstand ist beschlussfähig, wenn mindestens die Hälfte der Vorstandsmitglieder anwesend sind.
2. Die Beschlussfähigkeit ist zu Beginn der Sitzung von dem Sitzungsleiter festzustellen.
3. Bei Nichtbeschlussfähigkeit besteht die Möglichkeit eines fernmündlichen Umlaufbeschlusses, bei dem alle abwesenden Vorstandsmitglieder anzuhören sind.

 §7 Beratungsgegenstand

1. Gegenstand der Beratung sind nur die in der Tagesordnung festgelegten Beratungspunkte.
2. In dringenden Fällen können weitere Tagesordnungspunkte zugelassen werden. Voraussetzung dafür ist die einfache Mehrheit der im Sitzungstermin anwesenden Vorstandsmitglieder.

 §8 Vertretung

1. Für Ausgaben, deren Wert 2.000 € übersteigen, ist ein Vorstandsbeschluss einzuholen. Ist dieses aus Zeitgründen nicht möglich, so sind mindestens zwei Stimmen des geschäftsführenden Vorstandes erforderlich.
2. Der Geschäftsführende Vorstand ist befugt, für bestimmte Geschäfte oder Arten von Geschäften einzelnen Vorstandsmitgliedern oder Feuerwehrangehörigen der Verbandsmitglieder die Vollmacht zu erteilen.
3. Die Vollmachten müssen dem Umfang nach bestimmt sein; sie sollen schriftlich erteilt werden und müssen festlegen, ob die Erklärung allein oder nur zusammen mit einzelnen Vorstandsmitgliedern oder Feuerwehrangehörigen der Verbandsmitglieder abgegeben werden können.
4. Ab 10.000 € hat eine Verbandsversammlung zu entscheiden.

§9 Sorgfaltspflicht

Die Vorstandsmitglieder sowie beratende Personen haben bei ihrer Tätigkeit die Sorgfalt eine ordentlichen und gewissenhaften Kaufmanns anzuwenden. Über vertrauliche Angaben, die ihnen durch die Tätigkeit im Vorstand bekannt geworden sind, haben die Vorstandsmitglieder auch nach ihrem Ausscheiden Stillschweigen zu bewahren.

§10 Planung, Organisation

Zu den Aufgaben des Vorstandes gehören die verantwortliche Leitung, die Organisation und die Überwachung des Verbandes. Ziel seiner Tätigkeit ist es, die Zwecke des Verbandes unter Beachtung der Gemeinnützigkeit, die Wirtschaftlichkeit und die Liquidität des Verbandes auf Dauer zu sichern. Der Vorstand hat die Beschlüsse der Verbandsversammlung umzusetzen.

§11 Niederschrift

1. Der Ablauf einer jeden Vorstandssitzung ist durch den Protokollführer schriftlich festzuhalten. Sollte es keinen Schriftführer im Vorstand geben (§9 Satzung) bestimmt der Sitzungsleiter den Protokollant, aber nicht sich selbst. Der Schriftführer kann auf geeignetes beratendes Personal zurückgreifen.
2. Das angefertigte Sitzungsprotokoll ist von dem Versammlungsleiter und dem Protokollführer zu unterzeichnen und ist mindestens für die Dauer von 10 Jahren zu archivieren.
3. Jedem Vorstandsmitglied ist eine Abschrift des Sitzungsprotokolls spätestens zur nächsten Sitzung vorzulegen. Eine Zusendung ist auch im Vorfeld elektronisch möglich. In der Folgesitzung ist über das Protokoll abzustimmen.
4. Sollte das Protokoll nicht mit Mehrheit angenommen werden ist bis zur nächsten Sitzung eine korrigierte Version vorzulegen, es sei denn ein kurzfristiges Heilen i.s.V. der Widersprüche ist sofort möglich. Dies ist im neuen Protokoll zu dokumentieren und erneut abzustimmen.

§12 Kreisjugendfeuerwehr

Der Vorstand hat die vom Landkreis bestellte Kreisjugendfeuerwehr zu unterstützen und verwaltet die Mittel für die Belange der Jugendfeuerwehr treuhänderisch zweckgebunden. Die Mittelverwendung, die zweckgebunden für die Jugendfeuerwehr eingegangen sind, muss der Vorstand mit dem vom Landkreis bestellten Kreisjugendfeuerwehrwart und seinem Stellvertreter abstimmen. Bei Aufträgen sollte immer das wirtschaftlich sinnvollere Angebot genutzt und nur in der erforderlichen Menge ausgelöst werden.

§13 Geschäftsvertretung nach außen

Verträge im Geschäftsbetrieb schließt ausschließlich der vertretungsberechtigte Vorstand oder ein weiteres Vorstandsmitglied auf gesonderte Anweisung des Vorsitzenden. Eine Anweisung kann fernmündlich erfolgen.

§14 Rechnungswesen und Kontrolle

Der Vorstand ist verpflichtet, für ein den gesetzlichen Vorschriften entsprechendes ordnungsgemäßes und zweckdienliches Rechnungswesen und für eine fristgerechte Aufstellung des Jahresabschlusses zu sorgen. Er hat ferner für die Aufbewahrung und Sicherung aller Unterlagen des Rechnungswesens zu sorgen.

§15 Dienstreisen außerhalb des Landkreises

Dienstreisen von Mitglieder des Vorstandes bedürfen der Genehmigung des Vorsitzenden, bei Abwesenheit des Vorsitzenden durch einen Stellvertreter des Kreisfeuerwehrverbandes Altenburger Land e.V.. Dabei werden die Reisekosten nach Punkt 4.2. der Finanzrichtlinie abgerechnet.

§16 Abstimmung

1. Zur Abstimmung sind nur die in den Vorstandssitzungen anwesenden Mitglieder des Vorstandes berechtigt sowie die nichtanwesenden Mitglieder nach §6 (3) dieser Satzung. Die beratenden Personen haben kein Stimmrecht und wirken nur beratend. Eine Stimmrechtsübertragung ist ausgeschlossen.
2. Abstimmungen erfolgen in der durch den Sitzungsleiter bestimmten Form (Handzeichen, Zuruf, geheime Abstimmung)
3. Abstimmungen über personelle Angelegenheiten außerhalb des Vorstandes werden generell in geheimer Abstimmung (schriftlich) durchgeführt. Die hierfür benötigten Stimmzettel werden vom Sitzungsleiter im Vorfeld der Sitzung angefertigt und nach der Abstimmung gemeinsam ausgezählt, Die Stimmzettel werden gemeinsam mit dem Protokoll archiviert. Kopien der ausgefüllten Stimmzettel werden nicht angefertigt.
4. Der Vorstand entscheidet über Anträge mit einfacher Mehrheit. Im Falle der Stimmengleichheit wird die Abstimmung nach nochmaliger Beratung wiederholt. Sollte im Wiederholungsfall eine erneute Stimmengleichheit festgestellt werden, so gilt der Antrag als abgelehnt.

 §17 Inkraftsetzung

Die Geschäftsordnung tritt laut Beschluss der Verbandsversammlung in Nobitz am 17.03.2018 in Kraft.